冊子デザインというと、IllustratorやInDesignといった専門的なレイアウトソフトを使わなければいけないというイメージがありますが、もっと簡単に作ることもできます。microsoftのオフィス系ソフトは、シンプルなページならIllustratorより便利に作業可能で、印刷用の入稿データも問題なく作ることができます。

長文の流し込みに適したソフト

小説や論文など、白地に黒文字で長文が流し込まれている冊子の場合、IllustratorなどよりもWordで作ったほうがスムーズです。ノンブルや章タイトル、背景など、凝ったデザインをしたい場合はAdobe系のソフトを使いますが、シンプルなデザインならWordで十分です。ページ設定で作りたい冊子の大きさに原稿サイズを設定して、余白やノンブル、文字の大きさなどをデザインすれば、あとは文字を流し込むだけで完了です。

多くの人が使えるソフトなので、論文集、追悼集、卒業文集などの寄稿者にあらかじめWordで原稿を作ってもらうこともできます。

複数の人が書いた原稿を集めたら、コピー&ペーストして書式を整えればいいだけなので、非常に簡単で、ミスも起こりにくいでしょう。あらかじめページ設定を整えた白紙のWordデータを渡しておいて、そこに原稿を執筆してもらえばさらにスムーズです。

図表の作成にはPowerPointも便利

Wordよりも多彩な図やグラフを挿入したい場合は、PowerPointも便利です。Excelで作成したグラフをPowerPointに配置することも可能です。デザインテンプレートも充実していて、オブジェクトをグラデーションにしたりドロップシャドウにしたりするメニューも充実しているので、説明会の資料や講習会のテキストにおすすめです。

Office系のデータは、パソコンのOSやバージョン、インストールされているフォントなど、環境の違いによってレイアウトが崩れてしまいます。フォントが変わって表示されない文字があったり、オブジェクトがずれて重なってしまったりするので、印刷所に送るデータを「.doc」や「.ppt」で保存するのは避けましょう。

印刷データを入稿する際にはPDF保存が鉄則です。PDFにすると、文字はフォントの種類や大きさを含んだデータに変換されて、どんな環境で開いても同じ見え方になります。ただし、PDFデータをWordやPowerPointで再度編集することはできないので、後で修正をする必要が生じた時のために、原稿を.docや.pptで保存して残した上で、別名保存でPDFで書き出しましょう。

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