完全データとは

印刷所に入稿するデータは、修正や変換の必要のない「完全データ」であることが重要です。サイズが違ったり、写真や文字が抜けていることなく、原稿を制作した時のイメージのまま印刷できるデータが「完全データ」です。

推奨ソフト

冊子印刷用のデータを作成するのに最も適しているのは、illustratorやphotoshopなどのadobeのソフトです。細かいレイアウトや色の調整、画像の処理が出来て、ソフトを扱う技術さえあればどんなイメージも形にすることができます。プロのデザイナーが使用している世界標準のソフトですが、あまり一般に普及しているものではありません。ソフト自体高額で、習得にも時間がかかるので初めて扱う人にとっては少々敷居が高いでしょう。

オフィス系ソフトの入稿

一般的な論文や報告書は、wordやexcel、powerpointなどのオフィス系のソフトで作られることが多いですが、これらは文書を編集したり、計算をしたりするソフトであって、基本的に印刷用のデータを作るソフトではありません。

書体や色を工夫して、図形もきれいにレイアウトしたつもりでも、他の人のパソコンで開くとガタガタに崩れてしまうことがあります。パソコンのOSやソフトのバージョン、インストールされているフォントが違うとレイアウトは崩れ、最悪の場合は文字が読めなくなってしまったり、画像が表示されなかったりします。
デザイン会社に依頼して、原稿をillustratorでレイアウトしてもらうと洗練された仕上がりになりますが、ページ数の多い学会誌や報告書を作ると、大変なコストと納期がかかります。

PDF変換

オフィス系のソフトで原稿を作った場合は、「PDF」形式に変換すると、制作者が作ったイメージのまま印刷できます。

PDFとはPortable Document Formatの略で、illustratorなどのDTPソフトを作っているAdobe社が開発した、電子書類の形式です。windows、mac、スマートフォンやタブレットなど、端末を問わずに閲覧することができます。書体や画像の情報も埋め込まれたファイルなので、どの環境で見てもレイアウトが崩れることはありませんし、見たままの形で印刷できます。word（拡張子 .doc）やexcel（拡張子 .xlxs）のファイルは情報を編集するための形式で、PDF（拡張子 .pdf）は「印刷された紙の書類」がデジタルデータになったイメージの形式です。